Piano metodologico

3.1 Il disegno organizzativo

Poiché il Piano e il suo buon esito dipendono fondamentalmente dall’ampiezza della partecipazione alle diverse fasi e dalla qualità delle proposte che emergeranno alla fine del processo, è di cruciale importanza segnalare credibilmente agli stakeholders che “l’amministrazione fa sul serio”, nel senso che crede nello strumento e si attende da esso progetti condivisi e sostenibili da realizzare entro l’orizzonte di pianificazione.
Ciò richiede una leadership del piano autorevole, capace di raccogliere intorno alla proposta un consenso immediato ed entusiasta e di smorzare lo scetticismo e la diffidenza, tipiche della nostra città, verso questo genere di iniziative.

Questo ruolo viene assegnato al Comitato di indirizzo. Composto dal Sindaco in carica, dagli ex sindaci, da tre/cinque personalità rappresentative delle forze economiche, sociali e culturali della città, designati dall’amministrazione comunale, il Comitato dà impulso all’intera attività pianificatoria, esamina ed approva i principali documenti intermedi del Piano, presenta il documento finale del Piano alla città ed al territorio e cura la redazione dell’Intesa fra gli attori pubblici e privati che si impegnano alla realizzazione del Piano. La configurazione che si propone, con la presenza dei sindaci precedenti e di quello in carica, traduce coerentemente l’idea che il Piano trascende il ciclo politico-elettorale, mentre la presenza di autorevoli personalità cittadine ha lo scopo si riportare in primo piano e coinvolgere attivamente la società civile nella costruzione della visione futura della città.

Accanto al Comitato di indirizzo viene istituito un gruppo di esperti riuniti in un Comitato tecnico-scientifico, che ha la funzione di garantire la correttezza delle procedure e dell’impianto culturale del Piano. Il Comitato interagisce con la Segreteria tecnica (vedi sotto) nella predisposizione delle analisi che confluiscono nella base conoscitiva del Piano, nell’impostazione delle indagini sugli orientamenti dei cittadini circa la visione futura della città, nella definizione della partizione tematica intorno alla quale strutturare l’attività dei gruppi di lavoro. Come in altre esperienze, il Comitato scientifico può suggerire direttamente linee strategiche e azioni specifice nell’ambito delle discussioni in seno ai gruppi di lavoro. I membri del Comitato scientifico vengono designati dall’amministrazione comunale su proposta del Sindaco.

La Segreteria del Piano ha il compito di gestire l’organizzazione complessiva del processo di pianificazione e di elaborare i documenti fondamentali che compongono il Piano. In particolare, sotto la supervisione del Comitato scientifico (in special modo del suo coordinatore scientifico e, per le singole aree di competenza, degli altri esperti), cura la raccolta ed elaborazione delle informazioni necessarie alla preparazione del documento di diagnosi; traduce i resoconti dei gruppi di lavoro in documenti strutturati; redige la “bozza per consultazione” del documento finale e ne aggiorna i contenuti alla luce delle osservazioni degli attori che si sono impegnati nella sua realizzazione; svolge attività di segreteria ed assistenza dei gruppi di lavoro tematici; cura le attività di informazione, comunicazione e marketing nonché l’organizzazione degli eventi pubblici previsti nelle diverse fasi. La segreteria si compone di:


• n. 1 Dirigente Responsabile


• n. 4/5 unità ad elevata professionalità, provenienti dai ranghi dell’amministrazione e/o distaccati da altre amministrazioni pubbliche


• n. 1 addetto alle attività di comunicazione


• n. 6 stagisti con borsa di studio, selezionati dal Comitato tecnico-scientifico.


Nello svolgimento delle attività correlate al processo di pianificazione, come la formazione dei facilitatori, lo svolgimento di indagini originali con tecniche specialistiche e la gestione degli eventi pubblici, la segreteria può avvalersi di servizi di consulenza ed assistenza tecnica forniti da terzi. Per rendere più funzionale l’attività della segreteria, l’amministrazione allestisce uno spazio apposito adeguatamente attrezzato (telefono, fax, computers, stampante, connessioni).

Al fine di assicurare unitarietà e speditezza alle decisioni riguardanti la gestione complessiva del processo, viene istituita una Unità interna di coordinamento, composta dal Sindaco, dal Direttore Generale, dai responsabili della Segreteria tecnica e del Comitato tecnico-scientifico. L’unità svolge compiti di regia del processo, assicurando in particolare il rispetto del cronoprogramma, il coordinamento fra il comitato di indirizzo, il comitato scientifico e la segreteria tecnica, nonché l’impegno di tutta la struttura amministrativa a collaborare, ove si renderà necessario, per la buona riuscita del Piano.

I gruppi di lavoro tematici rappresentano l’elemento cardine per individuare gli obiettivi strategici da perseguire nei diversi ambiti e formulare proposte in merito alle azioni da intraprendere, compreso il miglioramento o la creazione di reti di cooperazione, informazione e possibilità di dialogo fra gli operatori. La partecipazione ai gruppi di lavoro è volontaria, ma è essenziale che i lavori dei gruppi tematici coinvolgano la molteplicità degli attori istituzionali, sociali, economici e culturali della città e, ove il caso, dell’area vasta. A tal fine il Comitato di indirizzo sollecita attivamente, anche con accordi formali, la partecipazione degli attori locali ai forum tematici, mentre l’Amministrazione assicura attraverso delegati delle strutture assessoriali e delle commissioni consiliari il raccordo con le iniziative della pianificazione ordinaria e delle politiche di settore. Per favorire una rapida convergenza verso la definizione di traguardi ambiziosi ma realistici è necessario che la discussione in seno ai gruppi di lavoro venga adeguatamente disciplinata. La gestione delle sessioni di lavoro, pertanto, viene affidato a un facilitatore che lavora in tandem con un esperto di settore indicato dall’unità interna interna di coordinamento. Alla fine di ogni sessione il facilitatore redige un resoconto che viene inviato alla segreteria tecnica.

Completano il disegno organizzativo del Piano il Forum territoriale, il Forum cittadino e il Nucleo di monitoraggio.

Il Forum territoriale è l’organismo di coordinamento dei processi di pianificazione dei comuni dell’area. Al Forum partecipano i sindaci dei comuni aderenti all’accordo intercomunale coadiuvati dai rappresentanti delle rispettive segreterie tecniche. Dove i temi trattati lo richiedano, vengono invitati al forum anche i rappresentanti dei comuni terzi interessati. Il Forum territoriale sostiene il processo di pianificazione comunale individuando i servizi che possono essere acquisiti in consorzio (es. formazione, comunicazione etc) e le iniziative di raccordo fra le fasi di elaborazione comunale e sovracomunale. Nel contempo esso sviluppa i temi di interesse sovracomunale (vedi più avanti) secondo la metodologia del Piano intercomunale. Attualmente al Comune di Sassari è riconosciuta la funzione di capofila e il coordinamento nella definizione dei Piani Strategici Sovracomunali.

Il Forum cittadino rappresenta l’assemblea plenaria, il luogo di confronto cui partecipano tutti i soggetti impegnati nel processo di pianificazione strategica. E’ presieduta dal Sindaco e viene convocata dal Comitato di indirizzo per avviare il processo di pianificazione e divulgare/discutere i risultati che emergono nelle diverse fasi di elaborazione del piano. Il dibattito in seno al Forum è fondamentale per convergere verso una sintesi condivisa sul futuro della città, e risulta indispensabile nella costruzione di livelli più avanzati di sviluppo e coesione sociale.

Il Nucleo di monitoraggio, composto dai rappresentanti designati dagli attori pubblici e privati sottoscrittori dell’Intesa, ha il compito di vigilare sull’attuazione del Piano e di verificare la congruenza rispetto all’Intesa dei comportamenti postpianificazione. Il Nucleo, coadiuvato dalla segreteria tecnica, redige annualmente una relazione sullo stato di attuazione del Piano, ne cura la sua circolazione presso i sottoscrittori dell’Intesa e il pubblico in generale (ad esempio, attraverso il sito dell’Amministrazione etc.), promuove presso l’Amministrazione l’eventuale adozione di misure correttive.
 

3.2. Le fasi di elaborazione del Piano

Molte metodologie di pianificazione strategica riguardanti le organizzazioni private si basano su un processo a tre fasi noto come STP (Situation, Target, Path). Nella prima si analizza la situazione attuale: dove ci si trova e come ci si è arrivati. Nella seconda ci si chiede dove si vuole arrivare e cosa si vuole ottenere. Nella terza si studia il percorso per raggiungere l’obbiettivo. In parte, con le opportune modifiche e qualificazioni, anche la pianificazione strategica di una comunità può seguire la stessa strada.
È bene sottolineare subito che il tempo a disposizione per completare il processo rappresenta uno degli elementi principali per definire i contenuti e assegnare i compiti nell’ambito delle diverse fasi. Nel caso specifico, ad esempio, l’intervallo di tempo è di un anno. Nelle altre esperienze di pianificazione, in media, il completamento del processo ha richiesto 2-3 anni.
Per mantenere inalterata l’articolazione classica del processo di pianificazione e completare il percorso nel giro di un anno, senza pregiudicare le fasi centrali di elaborazione, sono necessarie alcune semplificazioni. In particolare, si ritiene di comprimere la fase di lancio e di concentrare le attività della fase di diagnosi. In ogni caso l’articolazione del processo prevede le seguenti fasi: a) lancio b) diagnosi c) proposta d) sintesi.

La fase di lancio serve a creare interesse e sollecitare la partecipazione attiva della città alla realizzazione del progetto, anche attraverso l’impiego dei canali di comunicazione telematici (es. iscrizione on line all’indirizzario della newsletter del Piano). Occorre tuttavia minimizzare i rischi di una scoperta tardiva dell’importanza di questa opportunità e, conseguentemente, di un affannoso recupero. Oltre alle scelte relative alla composizione del Comitato di indirizzo, che vanno senz’altro nella direzione voluta, per assicurarare livelli elevati di partecipazione si prevede, da un lato, una campagna di comunicazione intensa e mirata e, dall’altro lato, sempre su impulso del Comitato, una richiesta esplicita di “manifestazione di interesse” da parte dei principali attori istituzionali, economici e sociali della città. Se necessario, con questi ultimi si procederà alla stipula di un accordo formale riguardante non solo la presenza di esponenti qualificati ai lavori del Piano ma anche, cosa non meno importante, il sostegno operativo al processo di pianificazione (es. attraverso il trasferimento di informazioni e materiali utili per l’analisi diagnostica o la concessione di spazi per le attività dei gruppi di lavoro). Il lancio vero e proprio del Piano avverrà in occasione di una manifestazione pubblica, nella quale si prevede di invitare anche studiosi e amministratori esterni, provenienti da realtà che hanno già portato avanti con successo iniziative di pianificazione strategica.

La fase di diagnosi è finalizzata alla costruzione di una base di conoscenza comune da cui partire per sviluppare l’elaborazione successiva sul volto futuro della città, sui traguardi raggiungibili e sulle modalità per conseguire l’obbiettivo. Ciò significa, in gran parte, individuare gli elementi strutturali attraverso cui leggere gli assetti della città e del territorio, individuarne lacune e potenzialità. All’inizio di questa fase, le attività della segreteria tecnica, coadiuvata dal comitato scientifico, si sviluppano su due fronti: analisi desk (sintesi degli studi esistenti, spoglio degli atti programmatori contenenti opzioni strategiche, schedatura dei principali interventi con un forte impatto sul futuro della città) e indagini dirette (interviste a testimoni privilegiati, pre-test e somministrazione di questionari sugli orientamenti dei cittadini etc.). Le informazioni accumulate vengono filtrate attraverso l’analisi SWOT (strength, weaknesses, opportunities, threats) così da delineare i punti di forza e di debolezza della città e le principali minacce e opportunità che vanno considerate ai fini del suo riposizionamento. Questa fase si conclude con la pubblicazione di un “documento di diagnosi” contenente, oltre a una sintesi del lavoro di scavo della letteratura e dei risultati delle indagini dirette, una proposta di partizione tematica e una prima idea della città futura intorno alla quale avviare l’attività dei gruppi di lavoro. Il documento verrà presentato e discusso nell’ambito del Forum cittadino.

Nella fase di proposta il testimone passa ai gruppi di lavoro, che dovranno individuare nell’ambito dei diversi ambiti tematici le principali linee di intervento strategico, le azioni e le modalità attraverso le quali raggiungere gli obiettivi condivisi. Si tratta forse della fase più delicata del piano, in quanto la discussione può facilmente perdere di vista la direzione di marcia o avvitarsi in confronti sterili. Sarà dunque compito della segreteria tecnica, in sintonia col coordinatore del gruppo e col facilitatore, attraverso presentazioni sintetiche e materiali mirati, strutturare i lavori in modo tale da imprimere un carattere operativo e di confronto franco ma costruttivo. I gruppi di lavoro, attraverso i coordinatori e i facilitatori, producono dei dossier tematici, nei quali vengono illustrate le ipotesi riguardanti le linee strategiche e le azioni frutto dell’elaborazione comune. Le diverse proposte confluiscono in un “rapporto intermedio”, curato dalla segreteria tecnica, che verrà presentato e discusso nel Forum cittadino e che rappresenterà la base per la redazione della bozza di Piano Strategico.

La fase di sintesi costituisce il momento finale del processo di elaborazione del piano ed è imperniata su due direttrici. Da un lato la redazione e circolazione della “bozza per consultazione” del Piano e, dall’altro lato, il perfezionamento dei contenuti dell’Intesa con i diversi attori che intendono sottoscriverla. La fase di circolazione della bozza servirà a raccogliere ulteriori osservazioni da parte dei soggetti che hanno partecipato al processo di pianificazione, in particolare di coloro che hanno manifestato l’interesse a sottoscrive impegni reciproci con altri attori e con l’amministrazione. Durante questa fase è molto importante il raccordo con il forum territoriale, che dovrà indicare le parti del Piano in cui maggiore è la necessità di un coordinamento sovracomunale e il tipo di impegni che le amministrazioni interessate sono in grado di assumere. La fase si conclude con la stesura della versione finale del Piano Strategico, la sua presentazione alla città e la sottoscrizione dell’Intesa.