REGOLAMENTO DELL'ARCHIVIO STORICO COMUNALE
TITOLO 1 - PRINCIPI FONDAMENTALI
L’Amministrazione Comunale organizza e disciplina il
funzionamento
dell’Archivio Storico Comunale di Sassari, nel rispetto della
vigente normativa
nazionale e regionale in materia archivistica.
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Ai sensi del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445, D.Lgs. 22 gennaio
2004 n. 42 e
della L.R. 20 settembre 2006 n. 14, l’Amministrazione Comunale di
Sassari
individua nell’Archivio Storico l'Istituto culturale preposto alla
trasmissione della
memoria storica dell'Ente e della collettività urbana locale
attraverso l'attività di
tutela, conservazione, valorizzazione e promozione del civico
patrimonio
documentario, nonché allo sviluppo della conoscenza attraverso
l’attività di
ricerca storica come elemento fondante di formazione e di
integrazione
interculturale.
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TITOLO 2 FINALITA' DELL'ARCHIVIO STORICO
L'attività dell’Archivio Storico è ispirata al disposto del D.Lgs.22
gennaio 2004 n.
42. Nello specifico, l’Archivio Storico persegue come finalità:
· la custodia, la conservazione e la tutela dei propri complessi
documentali
come garanzia di salvaguardia della memoria storica dell’Ente e
della
collettività urbana;
· la selezione e lo scarto di documenti dell'Ente di concerto con
gli altri servizi
afferenti al sistema documentario dell'Ente, nel rispetto delle
vigenti
normative di legge e delle direttive degli organi statali competenti
in materia
di vigilanza;
· la salvaguardia e l’acquisizione di quei documenti o di quegli
archivi pubblici
o privati che risultino di interesse per la conoscenza e lo studio
della storia
della collettività locale;
· l’ordinamento e l'inventariazione dei propri complessi documentali
e la
produzione di strumenti di ricerca, anche su piattaforma
informatica, tesi a
favorire la conoscenza e l’uso del patrimonio archivistico e
documentario;
· la fruizione pubblica della documentazione conservata, nel
rispetto della
legislazione vigente;
· la valorizzazione del patrimonio documentario dell'Ente,
attraverso una
costante opera di promozione;
· la promozione e l'incentivazione della ricerca storica, anche
attraverso la
cooperazione con altri istituti culturali e di ricerca, di diversa
pertinenza
istituzionale e territoriale.
Fanno parte delle attività di competenza dell’Archivio Storico
l’organizzazione di
attività espositive, didattiche, culturali e servizi di particolare
interesse per la Città
di Sassari.
Gli archivi e i singoli documenti dell'Ente sono beni culturali e
obbediscono alle
disposizioni legislative in materia di beni culturali di cui
all’art. 54 del D.lgs.
42/2004 e successive modifiche ed integrazioni; sono soggetti al
regime del
demanio pubblico e sono inalienabili.
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Costituisce patrimonio dell’Archivio Storico l’insieme di tutti i
documenti, a
qualsiasi titolo posseduti dalla Amministrazione Comunale di
Sassari, relativi agli
affari esauriti da oltre quaranta anni e selezionati per la
conservazione
permanente; devono intendersi facenti parte del patrimonio
dell’Archivio Storico
anche tutti gli archivi contenenti documenti a qualsiasi titolo
prodotti anche da
soggetti diversi dalla Amministrazione Comunale di Sassari ma dalla
stessa
posseduti in virtù di lasciti, donazioni, acquisizioni, comodato,
deposito o altro
titolo.
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La dotazione patrimoniale documentale dell’Archivio Storico viene
incrementata
mediante il periodico trasferimento dei documenti selezionati per la
conservazione
permanente dall’archivio di deposito, ai sensi delle vigenti
normative in materia;
inoltre, l’accrescimento può avvenire attraverso l’acquisizione di
fondi e
documenti prodotti da altri soggetti pubblici o privati che abbiano
attinenza con la
storia della collettività urbana.
L’Archivio Storico si impegna ad attuare interventi tesi alla
salvaguardia della
struttura logica e fisica dei propri complessi documentali, nel
rispetto dei principi
della scienza archivistica. L’Archivio Storico deve garantire
l'adozione di ogni
procedura atta a prevenire dispersioni e danni del proprio
patrimonio
documentario, anche attraverso adeguati sistemi di monitoraggio
delle condizioni
ambientali.
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I documenti dell'Archivio Storico sono esclusi dal prestito. E'
consentito il prestito
temporaneo per mostre, in ottemperanza alle disposizioni vigenti,
nonché il
prestito ai Settori dell’Amministrazione Comunale per motivate
ragioni d’ufficio e
per il tempo strettamente necessario all'espletamento delle pratiche
amministrative.
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TITOLO 4 SEDE
L’Archivio Storico ha sede in Sassari, in via dell'Insinuazione
31- 33.
L’Amministrazione Comunale si impegna a concentrare nella sede
dell'Archivio
Storico tutta la documentazione archivistica di pertinenza da essa
prodotta, ad
eccezione delle serie archivistiche che dovessero rimanere presso
gli Uffici
produttori per necessità amministrativa formalmente motivata dal
responsabile del
Settore, al quale compete la responsabilità della conservazione e
tutela della
documentazione trattenuta presso gli Uffici incardinati nel Settore.
L’Amministrazione Comunale di Sassari garantisce le condizioni
economiche e
logistiche idonee per la custodia dei documenti presso la sede
dell'Archivio
Storico.
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L’Amministrazione Comunale di Sassari si impegna a garantire le
condizioni
economiche e logistiche finalizzate alla custodia dei documenti non
conservabili
nella sede principale, presso altri locali purché conformi alla
vigente normativa.
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TITOLO 5 PRINCIPI DI GESTIONE
L'Archivio Storico, che non ha personalità giuridica propria,
costituisce
un’articolazione organizzativa all’interno del Comune.
L'Archivio Storico viene gestito in conformità ai programmi e
agli indirizzi
stabiliti dagli organi di governo, che assegnano agli organi
gestionali gli obiettivi
da raggiungere e le risorse umane, finanziarie e strumentali
necessarie.
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L'Archivio Storico viene gestito direttamente con il personale
dell’Ente che potrà
avvalersi anche di figure professionali specifiche esterne, tramite
apposite
convenzioni, ma sempre nel rispetto degli standard di qualità
previsti dalla
normativa vigente.
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La gestione dell'Archivio Storico rientra nel Settore Sviluppo
Locale Politiche
Culturali e in particolare nel Servizio Archivio Storico. Le
competenze gestionali
spettano in linea generale al responsabile del Settore, secondo il
vigente
regolamento sull’ordinamento degli uffici e dei servizi, fatti salvi
i compiti affidati
al Direttore dell'Archivio Storico dal presente regolamento o da
altri atti di natura
organizzativa.
TITOLO 6 RISORSE FINANZIARIE E RISORSE UMANE
Il bilancio preventivo annuale e triennale del Comune di Sassari
garantisce
dotazioni finanziarie adeguate per il funzionamento dell’Archivio
Storico e per il
perseguimento delle finalità declinate nel presente regolamento.
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Per il funzionamento del servizio e per il perseguimento delle
finalità declinate nel
presente regolamento, all’Archivio Storico sono destinate risorse
umane adeguate
sotto il profilo numerico e professionale. L’organizzazione della
struttura prevede
che siano assicurati in modo adeguato e con continuità le seguenti
funzioni
fondamentali:
1. direzione;
2. conservazione e gestione del patrimonio documentale;
3. servizi didattici;
4. sorveglianza, custodia e accoglienza;
5. funzioni amministrative;
6. funzioni tecniche.
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All'Archivio Storico è garantita una dotazione stabile di
personale con
competenze e in quantità adeguate, ferma restando la possibilità di
erogare i
servizi, anche solo parzialmente, grazie a soggetti esterni,
pubblici o privati,
comprese le associazioni di volontariato, tramite apposita
convenzione e/o
contratto di servizio.
I profili professionali, i requisiti di accesso e le modalità di
selezione del
personale interno sono stabiliti dal regolamento sull’ordinamento
degli uffici e dei
servizi, in conformità alle norme di legge, agli standard museali e
ai profili
specifici. Tali standard devono essere garantiti anche in caso di
affidamento dei
servizi all’esterno.
In ogni caso, e compatibilmente con le risorse disponibili, alcune
delle funzioni
fondamentali qui individuate potranno essere accorpate in capo ad
una stessa
figura professionale operante all’interno dell'Archivio Storico ,
garantendo
tuttavia la massima coerenza tra funzione assegnata e competenza
professionale.
Per l’espletamento delle predette funzioni si può inoltre prevedere
l’eventualità di
forme di condivisione di figure professionali con altri musei in
gestione associata.
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Per svolgere compiutamente le sue funzioni l'Archivio Storico può
avvalersi
anche di giovani del Servizio Civile Volontario Nazionale e/o di
stagisti e
tirocinanti provenienti da Facoltà universitarie il cui indirizzo di
studi sia coerente
con la missione e la natura dell'Archivio Storico. In tali casi
l’apporto alle attività
dell'Archivio Storico non può costituire un surrogato delle
necessarie prestazioni
professionali qualificate, bensì rappresenta un significativo
momento formativo
offerto ai giovani al fine di fornire loro un’occasione di
esperienza diretta nel
settore dei musei.
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La direzione del servizio archivistico deve essere affidata a
figure professionali
abilitate a svolgere le attività specifiche richieste per la
gestione di un Archivio
Storico, nel rispetto del disposto dell’art. 31 del D.P.R. 30
settembre 1963 n.1409.
Nei casi di mobilità del personale, le figure professionali
interessate dovranno
avere i titoli di studio e i requisiti atti a garantire
l'espletamento delle funzioni
essenziali proprie del servizio previste dalla normativa di
riferimento.
Il Direttore, nel rispetto delle funzioni di indirizzo e di
controllo svolte dagli
organi di governo, è responsabile della gestione complessiva
dell'Archivio
Storico.
In particolare, svolge i seguenti compiti:
· concorre alla definizione del progetto culturale e istituzionale
dell'Archivio
Storico, elaborando i documenti programmatici e le relazioni
consuntive, da
sottoporre all’approvazione degli organi di governo;
· provvede alla realizzazione delle iniziative scientifiche e di
ricerca
programmate per la tutela e la valorizzazione del patrimonio
documentario
conservato;
· provvede alla gestione delle risorse finanziarie assegnate al
centro di costo;
· dirige il personale scientifico, tecnico ed amministrativo
assegnato alla
struttura;
· partecipa alla selezione delle risorse umane destinate alla
struttura al fine di
una adeguata copertura di tutti i ruoli fondamentali in conformità
agli
standard;
· organizza, regola e controlla i servizi al pubblico, nel rispetto
delle direttive
regionali e degli standard di qualità fissati sulla Carta dei
servizi;
· coordina le attività di monitoraggio e valutazione delle attività
e dei servizi,
con particolare riferimento ai rapporti con l'utenza;
· coordina le attività di informazione, di promozione e di
comunicazione al
pubblico;
· coordina gli interventi necessari per garantire l’adeguatezza
degli ambienti,
delle strutture e degli impianti;
· sovrintende alla conservazione, all’ordinamento, allo studio del
patrimonio
documentario conservato, alle attività didattiche ed educative,
coordinando
l’operato degli addetti a tali funzioni;
· garantisce la tenuta e l’aggiornamento degli inventari e la
predisposizione
degli strumenti di corredo quali guide, edizioni di fonti;
· sovrintende alla gestione scientifica dell'Archivio Storico e alla
predisposizione di progetti di ricerca e studio;
· esprime il parere in materia di prestito per mostre e esposizioni
documentali e
sovrintende alle relative procedure;
· cura i rapporti con la Soprintendenza Archivistica per la
Sardegna, Regione,
Provincia, omologhi istituti culturali;
· rilascia le autorizzazioni di studio e di riproduzione.
Il Direttore può delegare una parte di tali compiti ad altri
soggetti dotati della
necessaria professionalità attraverso specifici incarichi.
Per le modalità di nomina e revoca del Direttore si richiamano le
disposizioni
generali vigenti nell’Ente in tema di incarichi di responsabilità.
E’ compito del Comune di Sassari provvedere alle esigenze di
formazione e
aggiornamento professionale del personale dell'Archivio Storico,
favorendo e
promuovendo la partecipazione ad iniziative di specializzazione e
qualificazione.
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TITOLO 7 SERVIZIO DI ACCESSO ALLA DOCUMENTAZIONE
L'Archivio Storico garantisce il servizio di pubblico accesso
alla documentazione
sia per fini amministrativi che di ricerca nel rispetto delle
modalità di accesso alla
sala di studio e delle norme di deontologia professionale.
Relativamente alle
risorse umane assegnate, l'Archivio Storico garantisce la più ampia
fruibilità del
patrimonio documentale conservato.
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I documenti conservati presso l’Archivio Storico sono liberamente
consultabili
dall'utenza esterna all'Ente, fatte salve le limitazioni alla
consultazione per riserva
di legge e quelle vigenti in materia di riservatezza di dati
personali ovvero le
limitazioni imposte dalla superiore esigenza di tutela dei materiali
documentali.
L’accesso alla consultazione dei documenti dell'Archivio Storico
è libero e
gratuito per tutti i cittadini non interdetti dalle sale di studio
di archivi e
biblioteche italiane, previa compilazione di una domanda di
ammissione valida
per l’anno solare in corso.
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L'Archivio Storico è dotato di ambienti destinati in via
esclusiva alla
consultazione da parte dell'utenza; gli ambienti sono sorvegliati
dal personale
dell'Archivio Storico, anche mediante strumenti di videosorveglianza.
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L’Archivio Storico è dotato di una biblioteca; i testi della
biblioteca sono a
disposizione degli utenti per la sola consultazione e sono esclusi
dal prestito.
La riproduzione dei documenti è disciplinata dal Regolamento
della sala studio ed
è soggetta a specifica autorizzazione da parte del responsabile del
servizio in
funzione dello stato di conservazione del documento; il relativo
tariffario dei
diritti di riproduzione è fissato dalla Giunta Municipale, di anno
in anno.
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La pubblicazione delle riproduzioni di documenti dell'Archivio
Storico è soggetta
a specifica autorizzazione da parte del responsabile del servizio in
funzione della
normativa sul diritto d’autore e di quella sulla tutela della
privacy. Non sono
previsti canoni per pubblicazioni aventi finalità scientifiche e di
studio o tese alla
valorizzazione del bene ai sensi dell'art.108 del D. Lgs. n.42/2004.
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